Listado de Tareas Pendientes Ante una Feria o Evento

Tu Guía de Preparación para una Feria o Evento con Éxito Paso a Paso

Prepararse para un próximo evento es como coser y cantar. Hay una infinidad de tareas que necesitan realizarse y muchas veces es difícil llevar un control de todo. ¿Cuál es la solución? Hacer un listado de tareas pendientes o una guía para planificarte. Esto te hará mantenerte organizado y con la mente puesta en los diferentes pasos a seguir. Además, así puedes ver las fechas límite para realizar cada tarea y evitar no llegar a tiempo.

Aquí te ofrecemos un listado de tareas para poder prepararte y así estar seguro de que tienes todo lo necesario para tu stand en la feria o evento.

[ ] Establece un presupuesto

No puedes empezar a planear sin establecer primero un presupuesto. Esto te hará saber en todo momento que estás gastando la cantidad adecuada de dinero en las cosas que necesitas para el stand. En este punto, tienes que saber exactamente lo que necesitas y el presupuesto que se le asigna a cada cosa.

[ ] Inscríbete en la feria o evento

Normalmente la inscripción a ferias y eventos empresariales empieza meses antes hasta incluso un año antes del evento.

[ ] Reserva de vuelos y/o hotel

En cuanto tengas tu espacio confirmado en el evento, reserva los billetes de avión, tren… y el hotel para ti y tu equipo. Reservando con antelación seguramente tengas mejores  precios e incluso alguna oferta.

[ ] Difunde que participas en la feria

Comparte tanto como puedas tu participación en el evento en cuanto tengas tu espacio confirmado. Actualiza en la página web de la empresa y todas sus redes sociales que váis a participar  en dicho evento. Envía emails a la gente suscrita a tu newsletter, e incluso si la feria es local, reparte flyers a los posibles asistentes.

[ ] Fase de investigación

Evalúa tus eventos o exhibiciones pasadas y si es tu primera vez, investiga qué han hecho tus competidores en ferias anteriores. Toma notas acerca de cómo se podría mejorar y busca tu ventaja competitiva.

[ ] Pregunta las medidas de tu espacio de exposición

Es importante conocer con antelación cómo de grande es la zona de tu stand para saber las dimensiones de los materiales que llevarás contigo. Debería haber espacio suficiente para los materiales de exposición y para que la gente que esté en el stand pueda moverse sin problemas.

[ ] Pregunta por las normas y procedimientos en el espacio de la feria

Conocer las normas y procedimientos reguladores es un punto clave cuando preparas una exposición. Debes estar seguro de lo que está permitido hacer y lo que no en el recinto de la feria o evento y deberás comunicárselo a tu equipo.

[ ] Planea cómo será el espacio de exposición

Planea cómo será tu stand lo antes posible. Cuanto antes lo hagas, más tiempo tendrás para construirlo y encargar los photocalls, lonas, material corporativo y cualquier otro producto que necesites para exhibir en tu stand.

[ ] Encarga y prepara los materiales promocionales

Prepara muestras y material de exposición, material promocional como tarjetas de visita, flyers, merchandising y las acreditaciones para los asistentes a la feria (si no son proporcionadas por los organizadores).

[ ] Coordina la logística

La logística es muy importante en las ferias y eventos. Planear cuándo y cómo se van a transportar los materiales y equipamiento de exposición al lugar del evento es primordial. También es importante saber quién estará involucrado en el montaje y dejará el stand listo. Coordínate con los organizadores del evento para poder planear mejor la logística.

[ ] Escoge a tu equipo para la feria

Elige a las personas que mejor representarán a la empresa en la feria o evento. Deberán ser capaces de manejar la situación y a la vez de interactuar con los clientes potenciales de forma natural.

[ ] Forma a tu equipo para la feria

Asigna los diferentes roles y la posible rotación de dichos puestos en la feria. Forma al equipo en lo que hay que hacer, lo que deben saber, la información a transmitir  y cómo debe comunicarse. Practica con ellos sobre cómo conversar de manera eficaz con los clientes potenciales y cómo venderles los productos o servicios.

Recuerda que puedes descargarte este listado de tareas o guía para planificarte y así repasarla en el momento de empezar a organizar el evento. Por ahora, ¡tan sólo prepárate para la emocionante experiencia que supone una feria!