Cómo Prepararse para una Próxima Feria

Así que quieres asistir a la próxima feria, pero ¿no tienes idea de por dónde empezar su preparación? Completamente comprensible, la planificación de ferias empresariales puede llevar mucho tiempo, esfuerzo, organización y creatividad. También hay muchas cosas que hay que hacer antes del evento.

Pero no te preocupes, se nos ha ocurrido una guía paso a paso para facilitar la preparación justa:

1. Busca ferias relevantes

1. Busca ferias relevantes | Cómo Prepararse para una Próxima Feria

Cada industria tiene por lo menos una feria comercial una vez al año. Si estás planeando unirte a una, asegúrate de que sea relevante para tu negocio.

Una vez que decidas participar en una feria empresarial, prepara todo con anticipación. La preparación con tiempo de la feria demuestra profesionalidad y preocupación por las personas involucradas. Informa a todos los departamentos y personal relevantes de tu empresa para que puedan adaptarse en consecuencia. Así puedes evitar sorpresas de última hora con un plan claramente formulado, por eso te recomendamos que programes todo con tu equipo lo antes posible.

2. Establece un presupuesto

2. Establece un presupuesto | Cómo Prepararse para una Próxima Feria

¡Empieza a prepararte! El primer paso es establecer un presupuesto. De este modo, te aseguras de que dispones de la cantidad de dinero adecuada para tu material de exposición para la feria empresarial. Aunque es importante gastar lo menos posible, debes invertir en crear una buena experiencia para los visitantes de tu stand.

3. No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy

3. No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy | Cómo Prepararse para una Próxima Feria

Las ferias normalmente abren el registro con meses o hasta un año de anticipación. Es importante que te registres con tiempo para aumentar tus posibilidades de conseguir una buena ubicación en el recinto.

Si la feria se celebra en otra ciudad o región, es importante que también organices el viaje y el alojamiento. Cuanto antes reserves tus vuelos y hoteles, más económico será.

4. Comparte y difunde tu participación

4. Comparte y difunde tu participación | Cómo Prepararse para una Próxima Feria

Aprovecha el sitio web de tu empresa y las redes sociales para informar a la gente que estarás en la feria. También puedes enviar un email a todas las personas de tu lista de suscriptores para que lo sepan. Si la feria está en tu área, imprime algunos flyers y entrégalos a la gente.

5. Planea y diseña

5. Planea y diseña | Cómo Prepararse para una Próxima Feria

Antes de empezar a planear y diseñar tu stand de exposición, echa un vistazo a las ferias comerciales en las que has estado. Si es la primera vez que expones, explora las exposiciones pasadas de tu competidor. Así verás lo que funcionó y lo que no. Utiliza esa información para mejorar tu exposición y obtener una ventaja sobre tus competidores.

Asegúrate de saber lo que está permitido y lo que no está permitido en la feria leyendo las reglas y reglamentos del evento.

Una vez que hayas realizado tu investigación y te hayas decidido en el enfoque, es el momento de planificar qué hacer con tu stand. Comenta las diferentes ideas y estrategias con tu equipo. Averigua qué incluir en tu stand y quién diseñará los materiales necesarios. ¡No te olvides de la logística de todo esto! Asigna a las personas que se encargarán de la gestión del stand. Este es un momento para que tu equipo y tú piensen más allá y aporten ideas emocionantes para la exposición.

6. Organízate

6. Organízate | Cómo Prepararse para una Próxima Feria

Una vez que hayas calculado todos los detalles de tu exposición, es el momento de preparar y ordenar todo lo que necesitas para el stand con anticipación. Para asegurarte de que no has olvidado nada, haz una lista de tareas y un cronograma del proyecto para asegurarte de que todo se haga a tiempo.

Lista de tareas para tener éxito:

  • Pide stands de exposición y photocalls en cuanto tengas el diseño listo
  • Ten todos los materiales promocionales listos, incluyendo tarjetas de visita, folletos y catálogos, que pueden ir ubicados en expositores.
  • Asegúrate de que el equipo esté en buen estado (especialmente si estás planeando hacer una demostración)
  • Ten muestras de producto actualizadas

7. Vamos, equipo

7. Vamos, equipo | Cómo Prepararse para una Próxima Feria

El siguiente paso en la preparación de la feria empresarial es reunir al equipo perfecto, eligiendo personas que puedan representar bien a la empresa. Estableced juntos los objetivos de la exposición, las reglas de la feria y otra información necesaria. Fórmalos en lo que necesiten hacer, saber y cómo manejar ciertas situaciones que puedan suceder.

Si el presupuesto lo permite, crea identificaciones con los nombres, o mejor aún, uniformes de marca.

8. Habla con los organizadores de la feria

8. Habla con los organizadores de la feria | Cómo Prepararse para una Próxima Feria

Ponte en contacto con los organizadores de la feria si tienes alguna pregunta sobre el espacio de exposición o sobre cuestiones técnicas como la disponibilidad de tomas de corriente. Además, si hay algún cambio repentino para el evento, podrás averiguarlo de inmediato y hacer ajustes.

Ahora que ya tienes los fundamentos de la planificación de ferias, puedes hacer que tu experiencia se desarrolle sin problemas y así, poder disfrutar de ella.