Si quieres que tu evento vaya como la seda, entonces hay algunas cosas esenciales que tienes que realizar, así como algunos detalles a tener en cuenta.

Tenemos toda la información sobre lo que tienes que planificar y cuándo:

A modo de resumen, necesitarás:

  • Un objetivo para tu evento
  • Recinto dónde tendrá lugar
  • Invitaciones
  • Posters o flyers promocionales
  • Papelería (bolígrafos, blocs de notas, catálogos, lonas promocionales)
  • Expertos en la materia que den una charla
  • Acomodación de los visitantes (sillas y espacio suficiente)
  • Catering o suficientes provisiones (agua, refrescos, café, canapés...)
  • Un programa detallado de lo que tendrá que hacer el equipo y la programación del evento

De un año a seis meses antes

Planificar un evento conlleva trabajo, por eso, debes planificarte con tiempo suficiente para poder llevar a cabo tu plan al detalle.

Antes de empezar ningún plan, debes de saber exactamente cuál es el objetivo del evento y qué esperas conseguir con él. ¿Es un evento de negocios? ¿Una demostración de liderazgo? ¿Quieres hacer nuevos contactos? ¿Se trata de una presentación de producto? Entender tus objetivos antes de cualquier otra cosa es esencial.

  • Pon una fecha. Un día que le venga bien a todos los que organizan el evento, y posteriormente los invitados podrán responder a las invitaciones que les hagas llegar.
  • Probablemente, lo más importante que tendrás que decicir es dónde tendrá lugar el evento, tanto si es en tus oficinas como si vas a alquilar un espacio, resérvalo con tiempo para incluir la dirección en tus invitaciones.
  • Escoge el método correcto para hacer llegar tus incitaciones; ¿Vas a invitar a todo el mundo a través de tus redes sociales? ¿Les enviarás invitaciones físicas o simplemente por email? Entender bien al público al que estás invitando es la clave para escoger y obtener la mejor respuesta.
  • Trabaja codo con codo con tu equipo para potenciar las áreas del evento, como los ponente invitados a charlar. Prepárate por si debes cubrir los gastos de su viaje si deben de acudir desde lejor para asistir a tu evento.
  • Si es necesario servir un catering, ponte en contacto con algunas empresas para conocer lo antes posible el gasto que tendría por comensal.

Tres meses antes

  • Confirma las horas y temáticas con los ponentes.
  • Revisa el diseño y los importes de las lonas publicitarias, banderolas y materiales de papelería que serán necesarios para el evento. Tenemos grandes ofertas en folletos plegados que podrás repartir entre tus invitados para que sigan el programa, así como tarjetas de visita que podrás diseñar en 5 minutos desde nuestra web.

Un mes antes

  • Revisa que todo el material de papelería y demás han llegado correctamente, y que tus ponentes están preparados.
  • Confirma el número de personas que asistirán con el catering, si hay algún cambio de última hora.
  • Intenta organizar y revisar el programa del evento con tu equipo, si fuese necesario.

Una semana antes

  • Organiza las mesas o lugares dónde se sentarán tus invitados, así como cualquier decoración que sea necesaria.
  • Envía recordatorios a tus invitados confirmados.

Un día antes

  • Establece y organiza la zona de asientos, decoración y catering, para que todo esté listo.
  • Prepara a tu equipo sobre qué debe hacer cada uno, dónde deben estar y en qué deben centrarse.
  • ¡Invita a los asistentes a disfrutar del evento!